En la serie de vídeos "缅北禁地Q&A" (Preguntas frecuentes de las Naciones Unidas) participan varios expertos del sistema de las Naciones Unidas para responder a las preguntas más frecuentes sobre la organización. En este episodio, Oluseyi Soremekun, responsable de Información Nacional del Centro de Información de las Naciones Unidas (UNIC) en Nigeria, habla sobre cómo organizar conferencias M缅北禁地híbridas.
?Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de organizar una conferencia M缅北禁地híbrida?
Oluseyi Soremekun: Organizar una conferencia M缅北禁地híbrida puede resultar complicado al principio pero, sinceramente, es apasionante. Es una gran experiencia por la novedad que representa y porque amplía las posibilidades. Ofrece lo que una conferencia totalmente presencial probablemente no podría aportar. Proporciona un mayor alcance en términos de participación de la audiencia desde distintas localizaciones geográficas. Es más barato para los participantes y elimina el coste del viaje, el alojamiento, comidas y demás elementos de coste asociados. Los oradores técnicos pueden asistir desde cualquier lugar y se pueden crear salas virtuales para las reuniones de las comisiones.
Sin embargo, también tienen inconvenientes, como la inestabilidad del acceso a Internet, el coste de desplegar la tecnología para asegurar una convergencia fluida y la interacción entre las audiencias presenciales y en línea.
?Cuáles son los pasos principales para crear una conferencia M缅北禁地híbrida?
Oluseyi Soremekun: Respecto a los pasos para crear una conferencia M缅北禁地híbrida, lo primero es hacer un reconocimiento de la sala de la reunión, y me refiero al recinto físico donde se va a celebrar la conferencia. Tenemos que comprobar las dimensiones, la estructura, si es una sala tipo teatro o tipo aula, la iluminación, la disponibilidad del sistema para hablar en público si lo hay, la pantalla si la hay, etc. De este modo, también podremos determinar el número de cámaras y micrófonos que hacen falta para que la cobertura sea excelente para ambos públicos.
El siguiente paso es buscar al proveedor de servicios multimedia. Pero debo decir que la mayor parte de las universidades ya disponen de esta capacidad en sus centros TIC. Estos servicios incluyen el despliegue de cámaras de vídeo y micrófonos, todos conectados a un servidor de vídeo. La se?al de la plataforma Zoom también debe enlazarse en el servidor para garantizar la interactividad. Esto implica tener un equipo de retransmisión en directo. Después, se organiza un simulacro técnico y se deja todo configurado para el día antes del evento.
Gestionar las reuniones de las comisiones es un poco más complicado. Hay dos formas de hacerlo. El público presencial se divide en varias comisiones, y el público en línea también. Cada comisión presencial dispone de uno o dos micrófonos y una pantalla para interactuar de forma efectiva con los miembros de su comisión que participan en línea. Los asistentes presenciales y los virtuales se ven y pueden interactuar. Esto es esencial en una reunión híbrida. Los asistentes en línea y los asistentes presenciales deben poder verse, escucharse e interactuar mutuamente.
Otra forma de organización que hemos utilizado en la Conferencia M缅北禁地de las escuelas públicas de secundaria de Lagos (LASSMUN) implica el uso de vídeos pregrabados de las sesiones de las seis comisiones de la Asamblea General. Cada comisión debe compartir un vídeo de cinco minutos de sus debates para llegar a una resolución. Estos clips de vídeo se reproducen uno tras otro. La Presidencia y el/la relator/a de cada comisión deben estar en la sala presencial. Estos deben participar en la audiencia presencial en representación de los miembros de su comisión. Los miembros de su comisión se unen al público en línea como delegados. Al final de la presentación de vídeo de cada comisión en el espacio físico, la Presidencia y el/la relator/a presentan las resoluciones de su comisión para debatirlas y para su aprobación por la Asamblea General. Este método ahorra tiempo y reduce la posibilidad de que surjan problemas técnicos al pasar de una sala de reuniones virtual a otra. Y es un método interesante.
?Cómo se retiene la atención de los participantes en línea?
Oluseyi Soremekun: Esto es muy, muy importante, sobre todo cuando los participantes en línea están en diferentes lugares, seguramente en un aula o en un espacio público, con muchas distracciones.
Retener la atención puede ser muy, muy difícil, pero no imposible. En primer lugar, el hecho de que reciban una imagen clara de la sesión presencial, de los oradores físicos y el público mejora la atención de la audiencia virtual. A veces, con la ayuda del servidor de vídeo y un mezclador, los participantes en línea pueden ver en cada una de sus pantallas la imagen, la fotografía de los oradores en el espacio físico, una parte de los delegados en el espacio físico que se combinan a través del mezclador de vídeo. Pueden ver las dos tomas yuxtapuestas en su pantalla. Esto ayuda a retener su atención.
Además, los asistentes en línea tienen que ser interpelados y hay que recordarles de vez en cuando que pueden hacer preguntas, intervenir, sugerir y plantear dudas a través del chat.
Además, al final de la ceremonia de inauguración debe pedirse al público en línea que conecte sus cámaras para realizar una fotografía de grupo. Al igual que los asistentes presenciales, los asistentes en línea tendrán la oportunidad de tomarse una fotografía de grupo, por lo que pedirles que conecten la cámara lo hace interesante. Cuando la sesión plenaria se aplaza para pasar a las reuniones de las comisiones, debemos repetir la sesión de fotos y anunciar que se realizará la misma fotografía de grupo en cada una de las comisiones.
Y, finalmente, asegurarnos de que no haya más de 20 participantes, 20 delegados en cada comisión en línea. Esto es muy, muy importante.
?Cómo ayudan a los estudiantes que tienen problemas para conectarse a Internet?
Oluseyi Soremekun: Sin duda, la conectividad a Internet puede ser una dificultad muy importante. Sin embargo, una forma de abordar este tema es organizar los grupos en las escuelas participantes, como hicimos para la Conferencia M缅北禁地de las escuelas públicas de secundaria de Lagos (LASSMUN).
Pedimos a todas las escuelas participantes que se organizaran en grupos, de modo que los delegados se agruparan en las salas de reuniones de sus escuelas. De hecho, algunas de las salas de reuniones llevan el nombre de su escuela. Así, con una única conexión llegamos a mucha gente. En esa conferencia, había 30 delegados por escuela y allí representaban a varios Estados Miembros de las Naciones Unidas.
Otra forma de abordar este reto es que cada estudiante se encuentre en el espacio familiar, en su casa, con lo que se atrae también la atención de los padres para ayudar a los hijos a conectarse. Esto también es útil.
En general, es importante que haya participantes vigilantes que hayan recibido información sobre organizar a los delegados en grupos en las diferentes escuelas que van a participar en la conferencia. Así se eliminan las dificultades individuales para conectarse a Internet.
?Cómo se puede garantizar que se sigan los protocolos de la COVID-19 en una conferencia M缅北禁地híbrida?
Oluseyi Soremekun: Garantizar que se sigan los protocolos de la COVID-19 no fue muy difícil de conseguir. El UNIC (Centro de Información de las Naciones Unidas) de Lagos proporcionó mascarillas de doble filtro reutilizables con el logo de las Naciones Unidas para todos los participantes, todos los delegados, todos los dignatarios y todos los periodistas que asistieron. También proporcionamos frascos de gel hidroalcohólico para los asistentes, que se utilizaron en los micrófonos y la superficie del atril cada vez que se cambiaba de orador. Y, lo más importante, restringimos la asistencia presencial a 50 personas en una sala con capacidad para 120. De este modo se garantizaba la distancia física. Entre los 50 participantes había 30 delegados y 20 dignatarios y periodistas. Los 30 delegados eran los funcionarios de la conferencia M缅北禁地e incluían a la Presidencia y el/la relator/a de las comisiones de la AG que se iban a simular.
?Qué destacaría de su experiencia?
Oluseyi Soremekun: Destacaría la oportunidad de innovar. La COVID-19 ofreció una oportunidad para innovar. Significa que cada dificultad es una oportunidad para innovar, y también que la necesidad agudiza el ingenio. En el UNIC de Lagos no estábamos preparados para organizar una M缅北禁地con las limitaciones de la pandemia de COVID-19. Tuvimos que innovar para conseguir los mismos objetivos y, de hecho, conseguir más que si hubiéramos organizado la conferencia M缅北禁地solo en un espacio físico.
La tecnología es el futuro, y el futuro es la tecnología. Esto es otra de las cosas que destacaría. Como Centro de Información, deberíamos mantenernos al día de los avances tecnológicos en nuestro espacio.
Además, quedó demostrado que los jóvenes están dispuestos a aprender y a contribuir al desarrollo de su espacio con la orientación de alguien que tenga más conocimientos que ellos sobre el tema.
Y lo más importante es la cuestión del liderazgo. El liderazgo es clave para impulsar el cambio. El Director del UNIC de Lagos se ha comprometido a que no se interrumpan las conferencias M缅北禁地en Nigeria. Y yo también quiero mencionar que esto no ha sido solo mérito nuestro. Porque al principio, cuando sugerimos esas ideas y las compartimos con nuestros colegas, algunos expresaron sus reservas respecto a la posibilidad de celebrar una conferencia M缅北禁地virtual o en formato híbrido. Pero al final conseguimos que vieran las posibilidades inherentes en una conferencia M缅北禁地híbrida. Lo aceptaron y juntos pudimos organizar una conferencia M缅北禁地exitosa con el formato híbrido. Gracias.
