作为联合国改革的一部分，大会在1997年年底决定成立常务副秘书长一职，以协助管理秘书处的运作，确保各项活动和方案的连贯性。同时提升组织的形象和在经济和社会领域的领导。
大会决定，常务副秘书长职位隶属秘书长办公室。细节载于秘书长报告增编1和秘书长于1997年11月4日向大会对于联合国改革非正式磋商会议所做的声明中。该项目题为：措施和建议，在不影响联合国宪章规定的秘书长任务，并根据现有决策制度。由秘书长委派，常务副秘书长的职责包括以下内容：
- 协助秘书长管理秘书处的业务；
- 秘书长离开时或在秘书长决定的其他情况下在联合国总部代理秘书长的职责；
- 支助秘书长确保活动和方案达到部门间和机构间连贯一致，并支助秘书长加强联合国在经济和社会领域的形象和领导，包括进一步努力加强联合国作为发展政策和发展援助的领导中心；
- 代表秘书长出席会议公务活动仪式和秘书长确定的其他活动；
- 执行秘书长指派的任务。
经秘书长科菲·安南任命，路易丝·弗雷歇特女士自1998年3月2日起成为联合国第一位常务副秘书长，2006年3月31日结束任期。
2006年3月3日，秘书长科菲·安南宣布，任命马克·马洛赫·布朗为常务副秘书长。4月1日，路易斯·弗雷谢特离任，布朗先生接任并行使常务副秘书长职责。
来自坦桑尼亚的阿莎-罗斯·米基罗博士于2007年2月1日就任联合国常务副秘书长。她于2012年6月30日结束任期。