Section de la gestion des documents
Qui sommes-nous ?
La Section de la gestion des documents re?oit toutes les demandes de traitement des documents destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants et autres publications prescrites.
Notre mission
La Section coordonne la publication en temps voulu des documents destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants et autres publications prescrites. Elle collabore ¨¦troitement avec les d¨¦partements auteurs, les secr¨¦tariats des organes intergouvernementaux, les missions permanentes et tous les services charg¨¦s du traitement des documents pour veiller ¨¤ ce que les documents soient soumis de mani¨¨re pr¨¦visible et publi¨¦s ¨¤ temps et simultan¨¦ment dans les six langues officielles de l¡¯ONU.
La Section couvre l¡¯ensemble de la cha?ne de gestion et de traitement des documents et assume les fonctions suivantes :
- ?tablir la liste pr¨¦visionnelle des documents devant ¨ºtre examin¨¦s par l¡¯Assembl¨¦e g¨¦n¨¦rale, le Conseil de s¨¦curit¨¦ et le Conseil ¨¦conomique et social, ainsi que par leurs organes subsidiaires ¨¤ New York et, ¨¤ ces fins :
- Examiner les projets de r¨¦solution avant leur adoption afin d¡¯en ¨¦valuer les incidences sur le budget-programme;
- G¨¦rer la demande en fixant des ¨¦ch¨¦ances au moyen du syst¨¨me de cr¨¦neaux et en examinant les demandes de d¨¦rogation et fournir des pr¨¦visions de charge de travail ¨¤ tous les services charg¨¦s du traitement des documents aux fins de la planification des capacit¨¦s;
- S¡¯assurer que tous les documents d¡¯avant-session destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants, c¡¯est-¨¤-dire les documents qui doivent ¨ºtre examin¨¦s lors des sessions de ces organes, sont r¨¦dig¨¦s et soumis pour traitement conform¨¦ment au mandat des organes en question;
- Assurer le traitement des documents, y compris la programmation, le traitement et la publication en temps voulu des documents destin¨¦s aux organes d¨¦lib¨¦rants dans les six langues officielles de l¡¯ONU, au moyen de , syst¨¨me global de gestion ¨¦lectronique des flux de travail.
La gestion proactive de la documentation, qui comprend la gestion des cr¨¦neaux, des demandes de d¨¦rogation et la programmation dynamique, est cruciale pour que les documents soient publi¨¦s en temps opportun. La Section se sert d¡¯outils d¡¯aide ¨¤ la d¨¦cision pour analyser les donn¨¦es, d¨¦gager des tendances et programmer les documents qui ne rel¨¨vent pas du syst¨¨me de cr¨¦neaux, tout en rep¨¦rant et en att¨¦nuant les risques ¨¤ chaque ¨¦tape du processus.