Manual de protocolo
Prefacio
Esta publicaci車n no constituye en modo alguno un examen exhaustivo de cuestiones de protocolo y etiqueta diplom芍tica. Su objetivo es esbozar las directrices b芍sicas y las normas y pr芍cticas fundamentales que se aceptan en la Sede de las Naciones Unidas en materia de protocolo y formalidades administrativas.
Gran parte de las p芍ginas siguientes es fruto de la experiencia pr芍ctica que las Naciones Unidas han acumulado a lo largo de los a?os y del sentido com迆n que han aplicado con 谷xito desde su creaci車n. Para preparar el presente manual se han utilizado importantes documentos, como el Acuerdo relativo a la Sede, concertado entre las Naciones Unidas y los Estados Unidos de Am谷rica, y textos legales, como diversas resoluciones de las Naciones Unidas y otros documentos pertinentes. Se recomienda a las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n que conserven un ejemplar de la presente publicaci車n, pues en ella se consigna informaci車n esencial sobre los procedimientos administrativos y diplom芍ticos cuya observancia facilitar芍 en gran medida las actividades de la comunidad diplom芍tica destacada en la Sede de las Naciones Unidas.
El Servicio de Protocolo y Enlace de las Naciones Unidas espera sinceramente que el Manual promueva la cooperaci車n entre las Misiones Permanentes, las Misiones de Observaci車n y el Servicio de Protocolo y Enlace, que est芍 al servicio de la comunidad internacional en la Sede de las Naciones Unidas.
Cuando es necesario, el Manual incluye referencias a informaci車n pertinente suministrada por terceros que podr赤a estar sujeta a cambios ulteriores. Si bien vela constantemente por la exactitud de la informaci車n que proporciona, el Servicio de Protocolo y Enlace no se responsabiliza de dichos cambios.
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Manual of Protocol (PDF) (English)
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Manuel du protocole (PDF) (Fran?ais)
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Manual de protocolo (PDF) (Espa?ol)
I. Funciones y Responsabilidades
El Servicio de Protocolo y Enlace depende del Departamento de la Asamblea General y de Gesti車n de Conferencias de las Naciones Unidas. Se ubica en el lado oeste del segundo piso del edificio de la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃, cerca de los ascensores por los que se accede a los primeros pisos, en la oficina S-0200 (tel谷fono: 212-963-7171; sitio web).
Las funciones y responsabilidades b芍sicas del Servicio de Protocolo y Enlace, con arreglo al mandato encomendado por el Secretario General, son las siguientes:
(a) Inscribir a todo el personal diplom芍tico y de apoyo de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n, as赤 como a sus familiares a cargo y su personal de servicio dom谷stico, proporcionarles los pases correspondientes de las Naciones Unidas, tramitar las solicitudes de prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas para el personal diplom芍tico de las Misiones Permanentes y llevar y actualizar archivos con los datos necesarios de todos los miembros de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n;
(b) Acreditar a los miembros de delegaciones gubernamentales o intergubernamentales, los representantes de organismos especializados y los miembros asociados de las comisiones regionales que participen en los per赤odos de sesiones de la Asamblea General o en otras reuniones que se celebren en la Sede y en otras conferencias multilaterales pertinentes que tengan lugar fuera de la Sede, y proporcionarles los pases correspondientes;
(c) Prestar asistencia a las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n en la preparaci車n de visitas oficiales a la Sede realizadas por Jefes de Estado o de Gobierno y otros altos funcionarios o dignatarios de los Estados, coordinar las principales ceremonias oficiales, como la presentaci車n al Secretario General de las credenciales de los nuevos Representantes Permanentes y la presentaci車n de las cartas de nombramiento de los Observadores Permanentes, ayudar a las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n a organizar actos oficiales, culturales y sociales en la Sede y asistir en las disposiciones para las ceremonias de izamiento de la bandera de los Estados Miembros reci谷n admitidos, de duelo oficial, etc.;
(d) Llevar y actualizar listas exhaustivas de los Jefes de Estado y de Gobierno y Ministros de Relaciones Exteriores de los Estados Miembros de las Naciones Unidas, los jefes de las Misiones Permanentes y sus c車nyuges y los altos funcionarios de las Naciones Unidas, entre otros. Esas listas est芍n disponibles en el sitio web del Servicio de Protocolo y Enlace;
(e) Mantener una lista exhaustiva actualizada del personal diplom芍tico de todas las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n (el libro azul);
(f) Asesorar a las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n, los organismos especializados y los departamentos y oficinas de la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃 de las Naciones Unidas sobre los usos protocolarios y las pr芍cticas y normas de etiqueta diplom芍tica aceptadas en las Naciones Unidas e impartir charlas y exposiciones informativas sobre cuestiones de protocolo y etiqueta diplom芍tica.
II. Establecimiento de una nueva Misi車n Permanente en Nueva York
Cuando un pa赤s ha sido admitido por la Asamblea General como Estado Miembro de las Naciones Unidas, cabe esperar que establecer芍 una Misi車n Permanente en la Sede de la Organizaci車n o en otro centro principal de las Naciones Unidas, como Ginebra o Viena, y que nombrar芍 a un Representante Permanente. En su resoluci車n 257 A (III), la Asamblea General expres車 la opini車n de que la presencia de la Misi車n Permanente y el Representante Permanente de un Estado Miembro en la Sede de la Organizaci車n contribuir赤a a la realizaci車n de los prop車sitos y principios de las Naciones Unidas y permitir赤a asegurar el enlace necesario entre los Estados Miembros y la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃.
Con arreglo al derecho internacional y a la pr芍ctica de las Naciones Unidas, el significado de la expresi車n ※Representante Permanente§ es perfectamente claro. En las Naciones Unidas, la expresi車n fue acu?ada por la Asamblea General en su resoluci車n 257 A (III), en la que recomend車, entre otras cosas, que las credenciales de los nuevos Representantes Permanentes fuesen expedidas por el Jefe de Estado o de Gobierno o el Ministro de Relaciones Exteriores y que, en caso de ausencia temporal de la Sede de la Organizaci車n, el Representante Permanente notificase al Secretario General el nombre de la persona que quedar赤a al frente de la Misi車n como Encargado de Negocios Interino.
De lo anteriormente expuesto resulta evidente que la expresi車n ※Representante Permanente de un Estado Miembro ante las Naciones Unidas§ define a una persona con el rango diplom芍tico adecuado que reside permanentemente 〞y no de modo temporal〞 en la Sede de la Organizaci車n y ocupa la jefatura de una representaci車n permanente establecida (Misi車n) con direcci車n postal, n迆mero de tel谷fono y direcci車n de correo electr車nico.
III. Cartas credenciales
El 3 de diciembre de 1948, la Asamblea General aprob車 la resoluci車n 257 A (III), relativa a las Misiones Permanentes de los Estados Miembros ante las Naciones Unidas, cuyo texto es el siguiente:
※La Asamblea General,
Considerando que, desde la creaci車n de las Naciones Unidas, se ha establecido la pr芍ctica de mantener Misiones Permanentes de los Estados Miembros en la Sede de la Organizaci車n,
Considerando que la presencia de tales Misiones Permanentes contribuye a la realizaci車n de los prop車sitos y principios de las Naciones Unidas y permite en particular asegurar el enlace necesario entre los Estados Miembros y la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃 durante los intervalos entre los per赤odos de sesiones de los diferentes 車rganos de las Naciones Unidas,
Considerando que en estas circunstancias conviene prever la generalizaci車n de la instituci車n de Misiones Permanentes y reglamentar la presentaci車n de las credenciales de los Representantes Permanentes,
Recomienda
1. Que las credenciales de los Representantes Permanentes sean expedidas por el Jefe del Estado, por el Jefe del Gobierno o por el Ministro de Relaciones Exteriores, y comunicadas al Secretario General;
2. Que los nombramientos y cambios de los miembros de las Misiones Permanentes que no sean el Representante Permanente sean comunicados por escrito al Secretario General por el jefe de la Misi車n;
3. Que en caso de ausencia temporal, el Representante Permanente notifique al Secretario General el nombre del miembro de la Misi車n que desempe?ar芍 las funciones de jefe de la misma;
4. Que los miembros que deseen hacerse representar en el seno de uno o varios 車rganos de las Naciones Unidas por sus Representantes Permanentes especifiquen los nombres de dichos 車rganos en las credenciales que env赤en al Secretario General;
Encarga al Secretario General que presente a cada per赤odo ordinario de sesiones de la Asamblea un informe sobre las credenciales de los representantes acreditados ante las Naciones Unidas.§
En el anexo del informe que el Secretario General present車 a la Asamblea General en su cuarto per赤odo de sesiones en relaci車n con las Misiones Permanentes ante las Naciones Unidas se establec赤a un formato para las credenciales que, dada su conformidad con lo dispuesto en la resoluci車n anterior, se ha utilizado para confeccionar la gu赤a para la redacci車n de tales instrumentos que se ofrece a continuaci車n.
Conviene se?alar que todas las cartas credenciales deben dirigirse expresamente al Secretario General. La pr芍ctica est芍ndar es otorgar la acreditaci車n ante todos los 車rganos de las Naciones Unidas.
Formato est芍ndar para las cartas credenciales
※[Nombre y t赤tulo del/de la Jefe/a de Estado o de Gobierno o el/la Ministro/a de Relaciones Exteriores]
se dirige al/a la
Excelent赤simo/a Se?or/a [nombre y apellidos],
Secretario/a General de las Naciones Unidas
Excelent赤simo/a Se?or/a:
Por cuanto el Gobierno de [Estado Miembro] ha establecido en la Sede de las Naciones Unidas una Misi車n Permanente con objeto de asegurar el necesario enlace con la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃 de la Organizaci車n,
He designado y por las presentes confirmo, en calidad de Representante Permanente ante las Naciones Unidas, a Su Excelencia [nombre y t赤tulo] Embajador/a Extraordinario/a y Plenipotenciario/a.
Su Excelencia [nombre y t赤tulo] queda encargado/a de representar al Gobierno de [Estado Miembro] ante todos los 車rganos de las Naciones Unidas. Dispone, adem芍s, de autorizaci車n para hacerse reemplazar temporalmente por otro representante, previa notificaci車n al/a la Secretario/a General.
En testimonio de lo cual firmo las presentes en [lugar], el [fecha].
[Firma] [t赤tulo]
[Jefe/a de Estado o de
Gobierno o Ministro/a de Relaciones Exteriores]§
Conviene se?alar que cuando un Gobierno desee acreditar a su Representante Permanente 迆nicamente ante algunos 車rganos concretos de las Naciones Unidas, el principio del tercer p芍rrafo del formato est芍ndar para las cartas credenciales podr芍 sustituirse por el texto siguiente:
※Su Excelencia [nombre y t赤tulo] queda encargado/a de representar al Gobierno de [Estado Miembro] ante los siguientes 車rganos de las Naciones Unidas: [車rganos].§
De conformidad con la pr芍ctica institucional establecida, los Estados Miembros elegidos para formar parte del Consejo de Seguridad, el Consejo Econ車mico y Social y el Consejo de Administraci車n Fiduciaria deben presentar credenciales individuales para sus representantes en cada uno de esos 車rganos, seg迆n establecen los Reglamentos correspondientes.
La pr芍ctica est芍ndar es que los Gobiernos de los Estados Miembros nombren Representantes Permanentes ante las Naciones Unidas con rango de Embajador Extraordinario y Plenipotenciario.
IV. Nombramiento de un nuevo Representante Permanente
Para nombrar a un nuevo Representante Permanente no es necesaria la anuencia del Secretario General. Se aconseja que la Misi車n Permanente de que se trate informe cuanto antes a la Misi車n Permanente de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas de la fecha de llegada del Representante Permanente, el medio de transporte que utilizar芍 y su puerto de entrada en los Estados Unidos, a fin de obtener de las autoridades estadounidenses los permisos de aduanas y de inmigraci車n necesarios y de que se adopten las disposiciones oportunas para dispensar al Representante Permanente las atenciones diplom芍ticas habituales a su llegada.
La Misi車n Permanente deber芍 enviar sin dilaci車n a la Jefatura de Protocolo el curr赤culum del nuevo Representante Permanente y una copia de sus cartas credenciales para comprobar que se ajustan a las normas establecidas.
Una vez en Nueva York, el nuevo Representante Permanente deber芍 concertar una entrevista con la Jefa de Protocolo para recibir informaci車n sobre el procedimiento establecido con el fin de presentar las credenciales al Secretario General. Es costumbre que ese mismo d赤a el fot車grafo de las Naciones Unidas tome la fotograf赤a oficial del nuevo Representante Permanente. Despu谷s de la entrevista, la Jefa de Protocolo concluir芍 las disposiciones necesarias, como confirmar la fecha y la hora, para que el nuevo Representante Permanente presente sus cartas credenciales al Secretario General.
En la ceremonia de presentaci車n de las credenciales se recomienda llevar traje, de preferencia oscuro, o el vestido nacional.
En el d赤a y a la hora convenidos, la Jefa de Protocolo acompa?ar芍 al nuevo Representante Permanente al despacho del Secretario General para la ceremonia de presentaci車n de las credenciales, a la que podr芍n acompa?arle uno o dos miembros de su Misi車n Permanente. La presentaci車n ser芍 grabada por los medios audiovisuales de las Naciones Unidas.
Cabe esperar que el nuevo Representante Permanente pronuncie un discurso breve ante el Secretario General en la ceremonia de presentaci車n de las credenciales.
El mismo d赤a, el Departamento de Comunicaci車n Global publicar芍 un comunicado de prensa en el que figurar芍n los datos biogr芍ficos del nuevo Representante Permanente y se anunciar芍 que ha presentado sus credenciales al Secretario General.
Es costumbre que los nuevos Representantes Permanentes visiten a los Presidentes de la Asamblea General, el Consejo de Seguridad y el Consejo Econ車mico y Social, as赤 como a los altos funcionarios de la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃. Asimismo, se sugiere que los nuevos Representantes Permanentes informen por escrito a los dem芍s Representantes Permanentes de que han presentado sus cartas credenciales al Secretario General y han tomado posesi車n de su cargo. Por su parte, la Jefatura de Protocolo informa a todos los departamentos y oficinas de las Naciones Unidas de que el nuevo Representante Permanente ha presentado sus credenciales.
Por lo que respecta al procedimiento de acreditaci車n del Representante Permanente de un Estado Miembro ante las oficinas de las Naciones Unidas en Ginebra, Viena, Nairobi, Addis Abeba, Bangkok, Beirut y Santiago, las cartas credenciales deber芍n dirigirse expresamente al Secretario General y presentarse a su representante en los mencionados lugares de destino, quien las aceptar芍 en su nombre. Adem芍s, se deber芍 enviar una copia de las cartas credenciales a la Jefatura de Protocolo de la Sede de las Naciones Unidas (Nueva York).
V. Establecimiento de una nueva Misi車n de Observaci車n en Nueva York y nombramiento de un nuevo Observador Permanente
Cuando una organizaci車n o entidad a la que la Asamblea General ha otorgado la condici車n de observadora procede a establecer una Misi車n de Observaci車n en la Sede de las Naciones Unidas (Nueva York), la persona al frente de dicha organizaci車n o entidad observadora deber芍 informar de su decisi車n al Secretario General por carta e incluir en ella el nombre del nuevo Observador Permanente de la organizaci車n o entidad ante las Naciones Unidas.
Se deber芍 enviar una copia de la carta al Servicio de Protocolo y Enlace, al que tambi谷n deber芍 comunicarse la direcci車n y dem芍s datos de contacto en Nueva York de la nueva Misi車n de Observaci車n de la organizaci車n o entidad, incluidos los n迆meros de tel谷fono y fax y una direcci車n de correo electr車nico.
En el d赤a y a la hora convenidos, la Jefa de Protocolo acompa?ar芍 al nuevo Observador Permanente al despacho del Secretario General para la ceremonia de presentaci車n de su carta de nombramiento, que es muy similar a la ceremonia de presentaci車n de las credenciales de los nuevos Representantes Permanentes, descrita en la secci車n anterior.
VI. Cartas y notas verbales
Toda la correspondencia que se env赤e al Servicio de Protocolo y Enlace de la Sede de las Naciones Unidas deber芍 ir dirigida a la Jefatura de Protocolo. Los nombramientos, ascensos, partidas, etc. del personal diplom芍tico, as赤 como todos los desplazamientos no oficiales del personal, deber芍n comunicarse mediante cartas (y no notas verbales) dirigidas al Secretario General. Todas las comunicaciones oficiales que contengan informaci車n importante en relaci車n con los Gobiernos de los Estados Miembros, cambios en el nombre oficial o en la bandera nacional de los Estados Miembros, etc. deber芍n transmitirse asimismo en cartas dirigidas por el jefe de la Misi車n.
Las notas verbales que se env赤en al Servicio de Protocolo y Enlace se suelen utilizar para comunicar asuntos administrativos cotidianos, excluidos los que afectan al personal, como las actualizaciones de los datos de contacto de la Misi車n y sus fechas de cierre por fiesta nacional. Dichas notas deber芍n llevar el sello oficial de la Misi車n y las iniciales del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal.
VII. Inscripci車n de miembros de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n
Cuando llegue a la Sede de las Naciones Unidas un miembro de una Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n, tenga o no rango diplom芍tico, su nombre, as赤 como los de los familiares y el personal de servicio dom谷stico que lo acompa?an, deber芍n comunicarse al Servicio de Protocolo y Enlace. A tal efecto, deben enviarse electr車nicamente al Servicio de Protocolo y Enlace los documentos que se enumeran a continuaci車n, seg迆n proceda:
(a) Personas con rango diplom芍tico:
(i) Una carta oficial (y no una nota verbal) dirigida al Secretario General y firmada por el Representante Permanente o el Encargado de Negocios Interino, en la que se consignen:
a. El nombre, rango diplom芍tico, cargo, en su caso, y fecha de nombramiento;
b. Una solicitud de las prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas que corresponda;
c. El orden de precedencia en la Misi車n;
(ii) Un formulario de inscripci車n de miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n (SG.5) debidamente cumplimentado con la informaci車n solicitada acerca de todos los familiares o empleados dom谷sticos que acompa?an a la persona con rango diplom芍tico y residen en el mismo domicilio; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n;
(iii) Una fotograf赤a en color de tama?o pasaporte (en formato ※.jpeg§ o ※.jpg§) de cada una de las personas con rango diplom芍tico, sus c車nyuges e hijos, y sus empleados dom谷sticos, tomadas en los seis meses anteriores a la inscripci車n;
(iv) Copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte diplom芍tico, junto con un registro v芍lido de entrada y salida (formulario I-94) en el que se indique la fecha m芍s reciente de entrada a los Estados Unidos, de la persona con rango diplom芍tico y de todos sus acompa?antes residentes en el mismo domicilio, incluida la copia escaneada en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte de los empleados dom谷sticos;
(v) Un formulario debidamente cumplimentado para solicitar un pase de las Naciones Unidas para miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n (SG.32) para la persona con rango diplom芍tico y su c車nyuge 迆nicamente; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n.
(b) Personal t谷cnico y de apoyo sin rango diplom芍tico (excluido el personal de servicio dom谷stico):
(i) Una carta oficial (y no una nota verbal) dirigida a la Jefatura de Protocolo y firmada por el Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal, en la que se consignen el nombre, el cargo y la fecha de nombramiento;
(ii) Un formulario de inscripci車n (SG.5) debidamente cumplimentado con la informaci車n solicitada acerca de todos los familiares y empleados dom谷sticos que acompa?an al miembro del personal y residen en el mismo domicilio; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n;
(iii) Una fotograf赤a en color de tama?o pasaporte, (en formato ※.jpeg§ o ※.jpg§) tomada en los seis meses anteriores a la inscripci車n, de cada uno de los miembros del personal de apoyo y t谷cnico, sus c車nyuges e hijos, y cada uno de sus empleados dom谷sticos;
(iv) Copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte, junto con un registro v芍lido de entrada y salida (formulario I-94) en el que se indique la fecha m芍s reciente de entrada a los Estados Unidos, del miembro del personal y de todos sus acompa?antes residentes en el mismo domicilio, incluido el pasaporte de los empleados dom谷sticos;
(v) Un formulario debidamente cumplimentado para solicitar un pase de las Naciones Unidas (SG.32) para el miembro del personal 迆nicamente; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n.
(c) Personal de servicio dom谷stico (cuando se inscriba por separado):
(i) Una carta oficial (y no una nota verbal) dirigida a la Jefatura de Protocolo y firmada por el Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal, en la que se consignen el nombre, el puesto y la fecha efectiva de nombramiento;
(ii) Un formulario de inscripci車n (SG.5) debidamente cumplimentado con la informaci車n solicitada acerca de todos los familiares que acompa?an al empleado dom谷stico y residen en el mismo domicilio, en su caso; el formulario deber芍 llevar la firma del empleador y el sello oficial de la Misi車n;
(iii) Una fotograf赤a en color de tama?o pasaporte (en formato ※.jpeg§ o ※.jpg§) para cada uno de los empleados dom谷sticos y cada miembro de la familia (de haberlos), tomada en los seis meses anteriores a la inscripci車n;
(iv) Copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte, junto con un registro v芍lido de entrada y salida (formulario I-94) en el que se indique la fecha m芍s reciente de entrada a los Estados Unidos, del empleado dom谷stico y de todos sus familiares, en su caso;
(v) Una copia del contrato de trabajo entre el empleador y el empleado dom谷stico.
(d) Personas con acreditaci車n doble:
En los casos en los que el Representante Permanente de un Estado Miembro est谷 acreditado simult芍neamente ante las Naciones Unidas y ante los Estados Unidos de Am谷rica, adem芍s de enviar la documentaci車n indicada en el apartado a), se debe hacer constar la acreditaci車n doble en el formulario de inscripci車n (SG.5) una vez haya sido autorizada por el Departamento de Estado de los Estados Unidos. Todos los dem芍s miembros del personal de las Misiones que trabajen simult芍neamente en ellas y en embajadas, consulados u otras representaciones diplom芍ticas, comerciales o de prensa, tengan o no rango diplom芍tico, tambi谷n deber芍n obtener autorizaci車n previa del Departamento de Estado de los Estados Unidos para tener acreditaci車n doble y presentar una copia de dicha autorizaci車n al Servicio de Protocolo y Enlace en el momento de proceder a su inscripci車n. Las personas con acreditaci車n doble mantendr芍n el tipo de visado A-1.
(e) Pasantes:
Los pasantes deben inscribirse en el Servicio de Protocolo y Enlace como cualquier otro miembro de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n y tener al menos 18 a?os en el momento de la inscripci車n. Las pasant赤as deben ser breves y en la carta de nombramiento ha de constar su duraci車n y si ser芍n remuneradas. Adem芍s, se deber芍n presentar los documentos que se enumeran a continuaci車n:
(i) Una carta oficial (y no una nota verbal) dirigida a la Jefatura de Protocolo y firmada por el Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal, en la que se consignen el nombre y el cargo del pasante y la fecha de inicio y la duraci車n de la pasant赤a;
(ii) Un formulario de inscripci車n del pasante (SG.5) debidamente cumplimentado con la informaci車n solicitada acerca de todos los familiares que lo acompa?an y residen en el mismo domicilio, en su caso; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n;
(iii) Una fotograf赤a en color de tama?o pasaporte (en formato ※.jpeg§ o ※.jpg§), tomadas en los seis meses anteriores a la inscripci車n;
(iv) Copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte del pasante, junto con un registro v芍lido de entrada y salida (formulario I-94) en el que se indique la fecha m芍s reciente de entrada a los Estados Unidos;
(v) Un formulario debidamente cumplimentado para solicitar un pase de las Naciones Unidas (SG.32) para el pasante 迆nicamente; el formulario deber芍 llevar la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n.
Los pasantes de las Misiones Permanentes deben obtener el tipo de visado adecuado (G-2). N車tese que, en la mayor赤a de los casos, el pa赤s anfitri車n no admitir芍 la inscripci車n de pasantes que hayan entrado en los Estados Unidos con un visado B-1 o B-2 o mediante el Programa de Exenci車n de Visados.
Es importante se?alar lo siguiente:
(a) Para inscribir a un nuevo Representante Permanente no es preciso enviar una carta de la Misi車n. Basta una copia de las anteriores cartas credenciales otorgadas por el Estado acreditante y firmadas por el Jefe de Estado o de Gobierno o el Ministro de Relaciones Exteriores;
(b) No se expiden pases de las Naciones Unidas a los c車nyuges del personal no diplom芍tico ni al personal de servicio dom谷stico; tampoco a los hijos del personal de las Misiones, tenga o no rango diplom芍tico;
(c) Todo el personal, tenga o no rango diplom芍tico, debe inscribir en el Servicio de Protocolo y Enlace a los familiares directos que lo acompa?an y residen en el mismo domicilio y a su personal de servicio dom谷stico;
(d) En el formulario de inscripci車n deben consignarse el domicilio particular actual en la zona triestatal y el n迆mero de tel谷fono de la persona que se inscribe. No se admite la consignaci車n de la direcci車n de la Misi車n Permanente como domicilio particular, a menos que quien se inscribe resida realmente en una vivienda sita en la direcci車n de la Misi車n;
(e) Los residentes permanentes en los Estados Unidos deben adjuntar al formulario de inscripci車n (SG.5) copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte original de los pa赤ses de los que sean nacionales y de su tarjeta de registro de extranjero;
(f) Cuando ambos c車nyuges sean miembros del personal, ya sea de la misma Misi車n o de Misiones diferentes, deben inscribirse por separado como titulares de sus cargos respectivos;
(g) Los empleados dom谷sticos no inmigrantes reciben visados G.5. Cuando su formulario I-94 est谷 pr車ximo a la fecha de vencimiento, dichos empleados podr芍n solicitar la renovaci車n de sus visados en la Misi車n Permanente de los Estados Unidos de Am谷rica antes de que expiren sus per赤odos de estancia autorizada en el pa赤s anfitri車n. La Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica se encarga de tramitar la renovaci車n de los visados G-5. Por lo tanto, no es necesario que los empleados se dirijan directamente al Servicio de Ciudadan赤a e Inmigraci車n. Para renovar esos visados es necesario presentar una solicitud cumplimentada y firmada (formulario I-539), un registro de entrada y salida (formulario I-94) y una carta del empleador en la que se confirme que el solicitante sigue a su servicio, junto con una copia del contrato de trabajo.
VIII. Prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas
El personal diplom芍tico de las Misiones Permanentes de los Estados Miembros tiene derecho a las prerrogativas e inmunidades estipuladas en el art赤culo V, secci車n 15, del Acuerdo entre las Naciones Unidas y los Estados Unidos de Am谷rica relativo a la Sede de las Naciones Unidas (Acuerdo relativo a la Sede), que se aplica a:
※1. Toda persona designada por un Miembro como Representante Permanente principal ante las Naciones Unidas o como Representante Permanente con rango de embajador o ministro plenipotenciario;
2. Todos los miembros permanentes de su personal, que sean designados por acuerdo entre el Secretario General, el Gobierno de los Estados Unidos de Am谷rica y el Gobierno del Estado interesado.§
El procedimiento que corresponde seguir en estos casos es el siguiente:
(a) Los Representantes Permanentes y sus c車nyuges no precisan solicitar que se tomen disposiciones especiales para disfrutar de prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas. Al recibir los documentos de inscripci車n y las copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) de los pasaportes correspondientes, junto con las fotograf赤as necesarias, el Servicio de Protocolo y Enlace, en nombre del Secretario General, tomar芍 las disposiciones necesarias para incluir los nombres de los Representantes Permanentes y sus c車nyuges en la lista de miembros de las Misiones Permanentes con prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas;
(b) El personal diplom芍tico de las Misiones Permanentes que desempe?a funciones diplom芍ticas y tiene rango diplom芍tico tiene derecho a las prerrogativas e inmunidades mencionadas. Los Representantes Permanentes deben pedir que se tomen todas las disposiciones pertinentes dirigiendo al Secretario General una carta en la que se indiquen el rango diplom芍tico del miembro del personal y su orden de precedencia en la Misi車n. El Servicio de Protocolo y Enlace no tramitar芍 las solicitudes que se presenten mediante notas verbales.
Los documentos en los que se certifica que el personal diplom芍tico de una Misi車n Permanente tiene derecho a prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas son expedidos por la Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas aproximadamente dos semanas despu谷s de haberse presentado la solicitud.
Conviene se?alar que no se otorgan prerrogativas e inmunidades diplom芍ticas a los miembros del personal diplom芍tico que son ciudadanos de los Estados Unidos o residentes permanentes en el pa赤s.
IX. Categor赤as de visados de los Estados Unidos para los miembros diplom芍ticos y no diplom芍ticos de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n, sus familiares y su personal de servicio dom谷stico
Para evitar complicaciones con las autoridades de inmigraci車n de los Estados Unidos, todo el personal de las Misiones Permanentes, sus familiares y su personal de servicio dom谷stico deben tener el tipo de visado correcto. A continuaci車n se enumeran las categor赤as de visados de no inmigrante adecuadas:
(a) El visado G-l se otorga al personal diplom芍tico y no diplom芍tico de las Misiones Permanentes, los representantes de los Gobiernos ante las organizaciones internacionales reconocidas por los Estados Unidos y sus familiares directos;
(b) El visado G-2 se otorga al personal temporario de las Misiones Permanentes y a los miembros temporales de las delegaciones que participan en reuniones en la Sede de las Naciones Unidas y sus familiares directos, as赤 como al personal de las Misiones Permanentes contratado en pasant赤a o en pr芍cticas;
(c) El visado G-3 se otorga a los miembros de las Misiones Permanentes de Estados cuyos Gobiernos no han sido reconocidos por los Estados Unidos o que no son miembros de las Naciones Unidas, y a sus familiares directos; tambi谷n se otorga a los representantes de dichos Gobiernos que participan en reuniones temporales de organizaciones internacionales concretas;
(d) El visado G-4 se otorga a los miembros de las Misiones de Observaci車n consideradas organizaciones internacionales en virtud de la Ley de los Estados Unidos sobre las Inmunidades de las Organizaciones Internacionales, y a sus familiares directos;
(e) El visado G-5 se otorga a los empleados personales de los titulares de visados G-1 a G-4 y a sus familiares directos;
(f) El visado B-1 se otorga a los miembros de otras Misiones de Observaci車n.
Cabe se?alar que los visados no incluidos en las categor赤as mencionadas deben remitirse a la Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas, por conducto del Servicio de Protocolo y Enlace, para que se hagan las modificaciones pertinentes.
Si por, cualquier motivo, en el pasaporte de un miembro de una Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n o de cualquiera de los familiares a su cargo no constara el visado de la categor赤a correspondiente en el momento de su nombramiento inicial e inscripci車n, las copias escaneadas en color (en formato ※.pdf§) del pasaporte, junto con un registro v芍lido de entrada y salida (formulario I-94), deber芍n enviarse al Servicio de Protocolo y Enlace antes de la fecha de vencimiento consignada en el formulario I-94, acompa?adas de una carta firmada por el Representante Permanente en la que se soliciten las modificaciones del tipo de visado que correspondan. El Servicio de Protocolo y Enlace transmitir芍 la solicitud a la Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas. Seguidamente, es posible que la Misi車n Permanente o Misi車n de Observador deba presentar el pasaporte original del interesado, junto con los formularios necesarios para la solicitud de cambio de visado, a la Misi車n de los Estados Unidos ante las Naciones Unidas para su tramitaci車n.
La Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas notificar芍 a la Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n la fecha en la que podr芍n recogerse los pasaportes. Si el solicitante debe viajar fuera de los Estados Unidos para modificar su tipo de visado, la Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n deber芍 darle instrucciones para que solicite el visado adecuado desde el extranjero. Cuando el solicitante haya regresado a los Estados Unidos, la Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n deber芍 notificar el cambio de tipo de visado a la Misi車n de los Estados Unidos de Am谷rica ante las Naciones Unidas por conducto del Servicio de Protocolo y Enlace.
X. Cambios en las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n
Se ruega a todas las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n que informen por escrito y sin demora al Servicio de Protocolo y Enlace de cualquier cambio que se produzca en la direcci車n, los n迆meros de tel谷fono o fax y las direcciones de correo electr車nico de sus oficinas.
Todos los cambios y movimientos que conciernan al personal diplom芍tico y no diplom芍tico de las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n, como los nombramientos, los ascensos de rango diplom芍tico, los cambios en la denominaci車n del cargo, las partidas, los cambios de direcci車n o de n迆mero o extensi車n de tel谷fono oficial, tambi谷n deben comunicarse cuanto antes al Secretario General por carta (y no mediante nota verbal) por conducto del Servicio de Protocolo y Enlace.
XI. Ausencia temporal de la Sede de un Representante Permanente u Observador Permanente
De conformidad con la resoluci車n 257 A (III) de la Asamblea General, los Representantes Permanentes deben comunicar al Secretario General, antes de ausentarse temporalmente de la Misi車n Permanente y mediante una carta firmada por ellos mismos, el nombre del miembro de la Misi車n que quedar芍 al frente de ella, en calidad de Encargado de Negocios Interino, durante la ausencia del Representante Permanente.
A menos que el Encargado de Negocios Interino sea designado de la manera indicada, su nombramiento no podr芍 figurar en ning迆n documento de las Naciones Unidas y no podr芍 otorg芍rsele la precedencia que le corresponda en los actos oficiales en los que participe.
Dado que un Encargado de Negocios Interino no puede nombrarse a s赤 mismo ni nombrar a otro Encargado de Negocios Interino, si durante la ausencia del Representante Permanente las funciones de Encargado de Negocios Interino han de ser desempe?adas consecutivamente por varios miembros de la Misi車n, el Representante Permanente deber芍 comunicar al Secretario General, antes de ausentarse, los nombres de esos miembros de la Misi車n y las fechas en las que asumir芍n el cargo. No obstante, si el Representante Permanente ya est芍 ausente de Nueva York y le resulta imposible enviar una carta, el nombramiento del Encargado de Negocios Interino deber芍 notificarse mediante una carta dirigida al Secretario General por el Ministerio de Relaciones Exteriores del pa赤s de que se trate.
Del mismo modo, el Representante Permanente deber芍 notificar al Secretario General la fecha en la que reasumir芍 sus funciones a su regreso a la Sede.
Se alienta a los jefes de las Misiones de Observaci車n a seguir los mismos procedimientos.
XII. Notificaci車n del cese de los miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n
Representantes Permanentes
Antes de cesar en sus funciones, los Representantes Permanentes deben informar al Secretario General mediante carta oficial y comunicarle, al mismo tiempo, la fecha efectiva de su cese en la Misi車n Permanente y el nombre del miembro de la Misi車n que ejercer芍 como Encargado de Negocios Interino hasta que llegue el nuevo Representante Permanente. Reviste particular importancia hacer notar que los Encargados de Negocios Interinos no pueden nombrarse a s赤 mismos y solo pueden desempe?ar esas funciones cuando han sido nombrados por el Representante Permanente o el Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado Miembro de que se trate.
Se alienta a los jefes de las Misiones de Observaci車n a seguir los mismos procedimientos.
Personal diplom芍tico y de apoyo
El Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal deber芍 notificar el cese del personal diplom芍tico o de apoyo de una Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n mediante una carta oficial sobre el particular dirigida a la Jefatura de Protocolo y acompa?ada de un formulario de notificaci車n del cese de los miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n ante las Naciones Unidas (SG.8) debidamente cumplimentado. Tanto la fecha de cese en la Misi車n como la de partida de los Estados Unidos deber芍n consignarse con exactitud en las secciones correspondientes del formulario SG.8. Si el personal se traslada a otro lugar de los Estados Unidos, tal circunstancia deber芍 indicarse en el formulario. Si el miembro cesante del personal de la Misi車n Permanente tiene a su cargo familiares o personal de servicio dom谷stico, los datos de todas esas personas deben hacerse constar en el formulario SG.8 (secci車n reservada a las personas a cargo). Por motivos de seguridad, todos los documentos expedidos a un miembro del personal de una Misi車n Permanente y a sus familiares a cargo durante el ejercicio de sus funciones en la Misi車n, a saber, los pases de las Naciones Unidas y las tarjetas de identificaci車n o de exenci車n de impuestos expedidas por el Departamento de Estado de los Estados Unidos, deben entregarse al Servicio de Protocolo y Enlace junto con el formulario SG.8. Las matr赤culas diplom芍ticas deben devolverse directamente a la Oficina de Misiones Extranjeras, mientras que los distintivos de estacionamiento de las Naciones Unidas deben regresarse a la Administraci車n del Garaje.
Personal de servicio dom谷stico
Si un empleado dom谷stico deja de trabajar para un miembro de una Misi車n Permanente o Misi車n de Observaci車n, recae en su empleador la responsabilidad de cerciorarse de que se env赤e al Servicio de Protocolo y Enlace una carta oficial sobre el particular, acompa?ada de un formulario SG.8 debidamente cumplimentado.
XIII. Pases de las Naciones Unidas
Para entrar en la Sede se necesita un pase de las Naciones Unidas. Los pases de los distintos miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n son de diferente color y llevan una fotograf赤a del portador.
Para obtener pases de las Naciones Unidas, se ruega a las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n que se atengan a los procedimientos siguientes:
(a) Personal diplom芍tico
Los oficiales de enlace del Servicio de Protocolo y Enlace dan curso a las solicitudes de pases de las Naciones Unidas para el personal diplom芍tico de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n y sus c車nyuges tan pronto como se reciben los formularios de solicitud pertinentes (SG.32) debidamente cumplimentados. Los formularios deben acompa?arse de una carta oficial dirigida a la Jefatura de Protocolo que lleve la firma del Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y el sello oficial de la Misi車n. Una vez autorizadas las solicitudes, los diplom芍ticos o los c車nyuges deben llevarlas en persona a la Dependencia de Pases e Identificaci車n, donde se les tomar芍 una fotograf赤a y se expedir芍 el pase correspondiente. Los pases para el personal diplom芍tico y sus c車nyuges se expiden por un per赤odo inicial de cuatro a?os y deben renovarse cuando sea necesario.
(b) Personal de apoyo
Con el fin de obtener pases de las Naciones Unidas para el personal de apoyo de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n, debe enviarse al Servicio de Protocolo y Enlace un formulario de solicitud (SG.32) debidamente cumplimentado (v谷anse los requisitos enumerados en el p芍rrafo a)). Una vez cumplidos los requisitos se autorizar芍 la solicitud, que debe llevarse en persona a la Dependencia de Pases e Identificaci車n, donde se tomar芍 una fotograf赤a del solicitante y se expedir芍 el pase correspondiente. Los pases para el personal de apoyo se expiden por un per赤odo inicial de dos a?os y deben renovarse cuando sea necesario. Las Misiones que necesiten servicios de personal no diplom芍tico en las zonas restringidas deben solicitar por escrito a la Jefatura de Protocolo que se expidan pases especiales CONF para ese personal.
(c) P谷rdida de pases
En caso de p谷rdida o robo de un pase, debe solicitarse la expedici車n de un duplicado mediante una carta oficial firmada por el Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal y dirigida a la Jefatura de Protocolo. La carta debe ir acompa?ada de un formulario de solicitud de pases de las Naciones Unidas (SG.32) debidamente cumplimentado. Adem芍s, antes de tramitar el duplicado del pase perdido se debe rellenar un formulario especial para informar de la p谷rdida al Departamento de Seguridad.
(d) Renovaci車n de pases vencidos
El Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal de la Misi車n debe solicitar por escrito la renovaci車n de los pases vencidos de los miembros de las Misiones Permanentes o Misiones de Observaci車n. En la solicitud, que ir芍 acompa?ada de un formulario SG.32 debidamente cumplimentado, se debe consignar el per赤odo de renovaci車n del pase.
(e) Ex Representantes Permanentes
Los ex Representantes Permanentes y sus c車nyuges tienen derecho a recibir un pase de las Naciones Unidas. El Servicio de Protocolo y Enlace autorizar芍 su expedici車n no bien la Jefatura de Protocolo reciba del actual Representante Permanente o Encargado de Negocios Interino la solicitud correspondiente, acompa?ada de un formulario para solicitar pases de las Naciones Unidas para ex Representantes Permanentes (SG.38) debidamente cumplimentado. El pase tiene una validez de un a?o y se puede renovar seg迆n sea necesario.
XIV. Inscripci車n de miembros temporales de las delegaciones para participar en reuniones
Solicitudes de pases de las Naciones Unidas para miembros temporales de las delegaciones
El Servicio de Protocolo y Enlace lleva a cabo, mediante el sistema de inscripci車n en l赤nea ※§, la inscripci車n de los miembros de las delegaciones oficiales (incluido el personal de apoyo* ) de los Estados Miembros, los Estados no miembros, las organizaciones intergubernamentales que han recibido una invitaci車n permanente para participar como observadoras en los per赤odos de sesiones y los trabajos de la Asamblea General, los organismos especializados y las organizaciones conexas, as赤 como de los miembros asociados de las comisiones regionales, que asisten a reuniones oficiales previstas en el calendario y a reuniones con altos funcionarios de la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃 en la Sede de las Naciones Unidas (Nueva York).
Se ruega a los usuarios autorizados de las Misiones Permanentes, las Misiones de Observaci車n, las organizaciones intergubernamentales, los organismos especializados y las organizaciones conexas ubicadas en Nueva York que env赤en a trav谷s del sistema ※e-Registration§ una solicitud en l赤nea para cada miembro de su delegaci車n oficial que necesite un pase de las Naciones Unidas, incluidas las solicitudes de pases especiales para altos funcionarios de los Estados (v谷ase la secci車n XV, a continuaci車n). Se puede consultar informaci車n detallada sobre el sistema ※e-Registration§ y su proceso de utilizaci車n en las secciones tituladas ※Directrices§ y ※Preguntas frecuentes§ de la p芍gina ※Reuniones§ del sitio web del Servicio de Protocolo y Enlace. El per赤odo m赤nimo de tramitaci車n de todas las solicitudes de pases es de dos (2) d赤as h芍biles a contar desde la fecha de presentaci車n.
Las organizaciones que no tengan oficinas permanentes en Nueva York deben consultar la secci車n titulada ※Directrices de inscripci車n de las OIG que no tienen oficinas en Nueva York§ de la p芍gina ※Reuniones§ del sitio web del Servicio de Protocolo y Enlace. Se hace notar que el proceso de solicitud de pases de las Naciones Unidas para ese tipo de organizaciones intergubernamentales puede durar hasta diez (10) d赤as a contar desde la recepci車n de la solicitud por el Servicio de Protocolo y Enlace. La aprobaci車n de la solicitud de inscripci車n de cada miembro de la delegaci車n se comunicar芍 mediante un correo electr車nico automatizado a los usuarios autorizados (o a los coordinadores, en el caso de las organizaciones intergubernamentales sin oficinas permanentes en Nueva York). Se ruega a los delegados que presenten ese correo electr車nico de aprobaci車n a la Dependencia de Pases e Identificaci車n (320 East 45th Street, bajo, Nueva York, NY 10017) para que la tramite. T谷ngase en cuenta que toma un (1) d赤a h芍bil transmitir los datos y las fotograf赤as de las solicitudes aprobadas a la Dependencia de Pases e Identificaci車n. Los pases de las Naciones Unidas para los delegados que han asistido a reuniones anteriores, cuyos datos y fotograf赤as ya se hab赤an incorporado al sistema inform芍tico de la Dependencia de Pases e Identificaci車n, podr芍n ser recogidos por un representante de la Misi車n Permanente, Misi車n de Observaci車n, organizaci車n intergubernamental, organismo especializado u organizaci車n conexa de que se trate, en ausencia de dichos delegados. Las fotograf赤as de los delegados almacenadas en el sistema inform芍tico de la Dependencia de Pases e Identificaci車n tienen una validez de cinco a?os, per赤odo tras el cual se deber芍 incorporar una fotograf赤a actualizada mediante el sistema en l赤nea o tomar una nueva fotograf赤a en la Dependencia.
Se aconseja a las Misiones Permanentes y Misiones de Observaci車n que env赤en, con la antelaci車n suficiente, una carta dirigida a la Jefatura de Protocolo y firmada por el Jefe de Canciller赤a o el oficial administrativo principal en la que se informe de las pr車ximas visitas de altos funcionarios de los Estados (Ministros de Gabinete y cargos superiores) que asistir芍n a las reuniones oficiales previstas en el calendario de la Organizaci車n o a reuniones con funcionarios de la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃 en la Sede de las Naciones Unidas, y que, a continuaci車n, sigan el proceso de inscripci車n en l赤nea descrito en la secci車n XV.
Las solicitudes de pases para medios de informaci車n y personal de seguridad se tramitan, respectivamente, en la Dependencia de Acreditaci車n y Enlace con los Medios de Informaci車n del Departamento de Comunicaci車n Global y en la Dependencia de Servicios Especiales del Departamento de Seguridad, tambi谷n a trav谷s del sistema ().
__________________________________________________
* Las solicitudes de pases de las Naciones Unidas para miembros del personal de apoyo, que pueden formar parte de la delegaci車n de acompa?amiento, deben incluir tambi谷n una copia del pasaporte en vigor y la p芍gina en la que figura el visado, la tarjeta de registro de extranjero o la partida de nacimiento de los Estados Unidos, seg迆n corresponda en cada caso.for a United Nations grounds pass for a support staff member, who may form part of the accompanying delegation, must also include a copy of the valid passport and the visa page, the alien registration card, or the United States birth certificate (whichever may be applicable in each such case).
XV. Pases especiales
Los pases especiales sin fotograf赤a se expiden a los Jefes de Estado o de Gobierno, los Vicepresidentes y los pr赤ncipes y princesas herederos, as赤 como a sus c車nyuges. Los pases especiales con fotograf赤a se expiden a los Ministros de Gabinete y los Presidentes de Parlamentos, as赤 como a sus c車nyuges.
Las solicitudes de pases especiales se enviar芍n al Servicio de Protocolo y Enlace a trav谷s del sistema de inscripci車n en l赤nea ※e-Registration§ a que se hace referencia en la secci車n XIV. Al presentar la solicitud en l赤nea del pase especial, se deber芍 adjuntar una fotograf赤a del dignatario en formato digital (JPEG). No es necesario adjuntar fotograf赤as de los Jefes de Estado o de Gobierno, los Vicepresidentes y los pr赤ncipes y princesas herederos, ni de sus c車nyuges. Las solicitudes de pases especiales deber芍n presentarse con al menos dos (2) d赤as de antelaci車n para que los pases est谷n listos a la llegada del dignatario. Los pases especiales pueden ser recogidos en el Servicio de Protocolo y Enlace por un miembro de la Misi車n con un pase de las Naciones Unidas en regla.
Los acompa?antes de los dignatarios que visitan la Sede deben inscribirse siguiendo el procedimiento descrito en la secci車n XIV.
XVI. 唬棗鳥梯棗莽勳釵勳車紳 de los Gobiernos de los Estados Miembros y Estados Observadores
Se ruega a las Misiones Permanentes de todos los Estados Miembros y Estados Observadores que, por conducto del Servicio de Protocolo y Enlace, tengan a bien poner en conocimiento del Secretario General la composici車n de sus respectivos Gobiernos y todos los cambios que se produzcan en las jefaturas del Estado, el Gobierno y el Ministerio de Relaciones Exteriores. La informaci車n que se recibe de las Misiones sobre el particular es la base de toda la correspondencia oficial entre las Naciones Unidas y los Gobiernos de los Estados Miembros. Por lo tanto, se ruega a las Misiones que presten la mayor atenci車n a la graf赤a de los nombres, la correcta denominaci車n de los cargos oficiales y la fecha efectiva del nombramiento de esas categor赤as de altos funcionarios de los Estados. Se solicita a las Misiones que informen de los mencionados cambios en la composici車n de sus respectivos Gobiernos de forma oportuna. Por exigencias de protocolo y etiqueta social, se ruega que consignen tambi谷n los nombres de los c車nyuges de los Jefes de Estado y de Gobierno y los Ministros de Relaciones Exteriores.
El Servicio de Protocolo y Enlace mantiene una lista de referencia actualizada de los Gobiernos de todos los Estados Miembros con el nombre y el t赤tulo oficial de sus respectivos Jefes de Estado y de Gobierno y Ministros de Relaciones Exteriores. Dicha informaci車n est芍 disponible en el sitio web del Servicio de Protocolo y Enlace.
XVII. Cambio del nombre oficial o la bandera nacional de un Estado Miembro
Se ruega a las Misiones Permanentes de los Estados Miembros que tengan a bien informar a la Jefatura de Protocolo de cualquier cambio que se produzca en el nombre oficial o en la bandera nacional de su respectivo Estado.
Si se realizan cambios en la bandera nacional de un Estado Miembro, el Representante Permanente o el Encargado de Negocios Interino deber芍 enviar a la Jefatura de Protocolo una carta en la que informe del cambio e indique su fecha efectiva y una descripci車n e interpretaci車n de los colores y s赤mbolos de la nueva bandera nacional. Tambi谷n deber芍n enviarse a la Jefatura de Protocolo dos muestras de la nueva bandera nacional, con las dimensiones de las banderas de las Naciones Unidas para uso en exteriores (1,83 m de largo x 1,22 m de ancho) y en interiores (1,52 m de largo x 0,91 m de ancho).
XVIII. Fiestas nacionales
Se ruega a las Misiones Permanentes que informen al Servicio de Protocolo y Enlace de cualquier cambio relativo a la fecha y la denominaci車n de la fiesta nacional de sus respectivos pa赤ses. Las Misiones Permanentes deben comunicar al Servicio de Protocolo y Enlace las fechas de las pr車ximas celebraciones especiales. Con ocasi車n de cada fiesta nacional, se enviar芍 al Jefe de Estado o Gobernador General un telegrama del Secretario General.
XIX. El libro azul
El Servicio de Protocolo y Enlace publica en su sitio web un documento con fines 迆nicamente informativos titulado Permanent Missions to the United Nations (Misiones Permanentes ante las Naciones Unidas) y conocido como ※libro azul§. En la publicaci車n figuran las Misiones Permanentes y sus direcciones, n迆meros de tel谷fono y fax, direcciones de correo electr車nico y sitios web, fechas de fiestas nacionales e idioma para correspondencia, as赤 como el nombre, rango diplom芍tico y cargo, tratamiento, etc. de todos los miembros del personal diplom芍tico y sus c車nyuges. Las Misiones de Observaci車n y los organismos especializados tambi谷n figuran en el documento. La informaci車n sobre las Misiones Permanentes, las Misiones de Observaci車n y los organismos especializados se basa en los datos suministrados por ellos al Servicio de Protocolo y Enlace y se publica para uso de las delegaciones y la 釦梗釵娶梗喧硃娶赤硃. Para que la informaci車n sea exacta, es necesario que los nombres, rangos, cargos y tratamientos del personal diplom芍tico se consignen de acuerdo con los deseos de la Misi車n correspondiente y de conformidad con las normas establecidas de las Naciones Unidas. La versi車n electr車nica y en tiempo real del libro azul se actualiza constantemente. Tambi谷n se publica un n迆mero limitado de ejemplares impresos del documento.
XX. Visitas oficiales de dignatarios a la Sede de las Naciones Unidas
Se ruega a los Representantes Permanentes que informen a la Jefatura de Protocolo, con la mayor antelaci車n posible, de las visitas oficiales a la Sede de las Naciones Unidas que se propongan hacer los Jefes de Estado o de Gobierno, los pr赤ncipes y princesas herederos y los Vicepresidentes de sus respectivos pa赤ses, a fin de que se tomen las disposiciones necesarias para asegurar el 谷xito de la visita.
La Jefa de Protocolo recibir芍 al dignatario a su llegada a la Sede de las Naciones Unidas.
Las Misiones Permanentes deben suministrar al Servicio de Protocolo y Enlace, por escrito y lo antes posible, la siguiente informaci車n:
(a) Las fechas de llegada y partida de Nueva York de los Jefes de Estado o de Gobierno, pr赤ncipes y princesas herederos y Vicepresidentes;
(b) Si el dignatario viene acompa?ado de su c車nyuge, el nombre completo del c車nyuge y la duraci車n de su estancia, si no coincidiera con la del dignatario;
(c) La fecha y hora de la visita prevista a la Sede de las Naciones Unidas y la fecha en la que se prev谷 que el dignatario formule un discurso ante la Asamblea General u otro 車rgano de las Naciones Unidas;
(d) La lista de la delegaci車n que acompa?ar芍 al dignatario a las Naciones Unidas, con los nombres y cargos de sus miembros.
Cuando un Jefe de Estado o de Gobierno visita al Secretario General, la Jefa de Protocolo lo saluda al bajar de su veh赤culo y lo acompa?a al despacho del Secretario General.
Al finalizar la reuni車n, el Secretario General se despide del Jefe de Estado o de Gobierno y la Jefa de Protocolo lo acompa?a al Sal車n de la Asamblea General o a otro lugar que se haya previsto.
XXI. Duelos oficiales
Cuando el Secretario General declara un duelo oficial de las Naciones Unidas, la bandera de la Organizaci車n, dondequiera que est谷 emplazada, se izar芍 a media asta durante el per赤odo de duelo.
En caso de fallecimiento del Jefe de Estado o de Gobierno de un Estado Miembro, una vez que la Jefatura de Protocolo ha recibido la comunicaci車n oficial, la bandera de las Naciones Unidas se izar芍 a media asta, de conformidad con el c車digo y reglamento al respecto. No se izar芍 ninguna otra bandera simult芍neamente. Si la comunicaci車n se recibe despu谷s de las 7.00 horas, la bandera de la Organizaci車n se izar芍 a media asta al d赤a siguiente o el d赤a del funeral oficial, en consulta con el Gobierno correspondiente.
De conformidad con las reglas pertinentes, la bandera de las Naciones Unidas tambi谷n podr芍 izarse a media asta por decisi車n especial del Secretario General.
XXII. Disposiciones especiales para los per赤odos de sesiones de la Asamblea General
e ruega a las Misiones Permanentes que suministren lo antes posible una lista completa de las delegaciones oficiales que enviar芍n a cada per赤odo de sesiones de la Asamblea General, as赤 como las credenciales pertinentes. De conformidad con el art赤culo 27 del Reglamento de la Asamblea General, las credenciales deben dirigirse al Secretario General y estar firmadas por el Jefe de Estado o de Gobierno o por el Ministro de Relaciones Exteriores. Los originales impresos de las credenciales deber芍n entregarse en la Oficina de Asuntos Jur赤dicos. Tambi谷n se deber芍n presentar una copia escaneada de las credenciales y cualesquiera otras comunicaciones en las que consten los nombres de los representantes en el per赤odo de sesiones correspondiente de la Asamblea General (por ejemplo, cartas y notas verbales de las Misiones Permanentes) mediante la plataforma en l赤nea e-Credentials, accesible a trav谷s del portal e-deleGATE ().
De conformidad con el art赤culo 25 del Reglamento de la Asamblea General, las delegaciones de los Estados Miembros estar芍n compuestas por un m芍ximo de cinco representantes, cinco representantes suplentes y tantos consejeros, asesores t谷cnicos y expertos como juzgue necesarios la delegaci車n. Si el presidente de la delegaci車n es el Jefe de Estado o de Gobierno, el Vicepresidente o el Ministro de Relaciones Exteriores, mientras se encuentre en Nueva York ser芍 considerado jefe de la delegaci車n ex officio y no se le contar芍 entre los cinco representantes. En las listas de composici車n de las delegaciones, los jefes de delegaci車n ex officio figuran siempre antes del resto de los miembros de la delegaci車n. A excepci車n de los Jefes de Estado o de Gobierno, los Vicepresidentes y los Ministros de Relaciones Exteriores, todos los dem芍s jefes de delegaci車n ser芍n considerados uno de los cinco representantes.
En las listas de delegaciones que suministren las Misiones Permanentes deben figurar el nombre exacto de los miembros, su rango diplom芍tico (embajador, consejero, etc.), sus cargos y su capacidad de representaci車n (representante, representante suplente, asesor especial o experto).
Durante el debate general se reservar芍n asientos en la zona de personalidades del Sal車n de la Asamblea General para los c車nyuges de los Jefes de Estado o de Gobierno, Vicepresidentes y pr赤ncipes y princesas herederos que participen en 谷l, siempre que se haya informado con antelaci車n a la Jefatura de Protocolo de su asistencia a la sesi車n.
Adem芍s, dependiendo de la disponibilidad, se reservar芍 un n迆mero limitado de asientos (un m芍ximo de 15) para invitados de las delegaciones en la secci車n A de personalidades y la galer赤a de la cuarta planta del Sal車n de la Asamblea General. Los asientos asignados en la secci車n A de personalidades solo se podr芍n ocupar durante el discurso del jefe de la delegaci車n en la sesi車n plenaria.
Para acceder a las zonas de personalidades del Sal車n de la Asamblea General es necesario disponer de las entradas de cortes赤a especiales (secci車n A de personalidades) o las entradas para actos especiales (galer赤a de la cuarta planta) que distribuye el Servicio de Protocolo y Enlace. Para obtener dichas entradas, se ruega a las Misiones Permanentes que cumplimenten el formulario SG.40 indicando los nombres y cargos de todos los asistentes (incluido, cuando proceda, el c車nyuge del dignatario que pronunciar芍 el discurso) y presenten la solicitud a la Jefatura de Protocolo, por correo electr車nico unprotocol<at>un.org, al menos una semana antes del discurso. La versi車n electr車nica del formulario SG.40 est芍 disponible en la secci車n titulada ※Otros formularios§ del sitio web del Servicio de Protocolo y Enlace. Las entradas de cortes赤a y para actos especiales se podr芍n recoger en la oficina del Servicio de Protocolo y Enlace (S-0200) un d赤a antes del discurso del jefe de la delegaci車n
XXIII. Distintivos de estacionamiento del garaje de las Naciones Unidas
El personal diplom芍tico de las Misiones Permanentes que posee veh赤culos con matr赤cula diplom芍tica de las Naciones Unidas (matr赤cula D) tiene derecho a recibir distintivos especiales de identificaci車n que le permitan entrar y estacionar sus veh赤culos en la Sede.
Los distintivos de identificaci車n para los veh赤culos con matr赤cula diplom芍tica se expiden por un per赤odo de 12 meses y se renuevan antes del inicio de cada per赤odo ordinario de sesiones de la Asamblea General.
Las solicitudes de distintivos de estacionamiento para los veh赤culos registrados a nombre de delegados de las Misiones Permanentes o para veh赤culos registrados a nombre de Misiones Permanentes deben enviarse directamente a la Oficina de la Administraci車n del Garaje (UNITAR Building, 801 United Nations Plaza, 2nd Floor, Room U-210, New York, NY 10017) para su tramitaci車n. Para ponerse en contacto con la Oficina de la Administraci車n del Garaje tambi谷n se puede enviar un correo electr車nico a la siguiente direcci車n: garage-admin@un.org. Todas las solicitudes mencionadas deben llevar la firma del oficial que autorice la solicitud y el sello oficial de la Misi車n. Adem芍s, todas las solicitudes deben ir acompa?adas de una copia del comprobante de matriculaci車n del veh赤culo en regla y, en el caso de las solicitudes de veh赤culos matriculados a nombre de un delegado de una Misi車n Permanente, de una copia del paseen en vigor de dicho delegado. Se expedir芍 un solo distintivo para veh赤culo con matr赤cula D por miembro de la delegaci車n y solo a quienes est谷n debidamente inscritos en las Naciones Unidas.
El personal diplom芍tico de las Misiones de Observaci車n, las organizaciones intergubernamentales u otras organizaciones plenamente reconocidas como observadoras y que tengan oficinas permanentes en la Sede tiene derecho a un n迆mero limitado de distintivos de identificaci車n por delegaci車n, habida cuenta de que cada solicitud de distintivo de estacionamiento se estudiar芍 por separado.
Antes de la expedici車n de distintivos de estacionamiento para el nuevo per赤odo de sesiones de la Asamblea General, todos los distintivos expedidos anteriormente a las delegaciones deben devolverse a la Administraci車n del Garaje (UNITAR Building, 801 United Nations Plaza, 2nd Floor, Room U-210, Nueva York, NY 10017). Tambi谷n deben devolverse a la oficina de la Administraci車n del Garaje los distintivos pertenecientes a los delegados que vayan a marcharse de la Misi車n Permanente antes de que cesen en sus funciones. Las matr赤culas diplom芍ticas deben devolverse directamente a la Oficina de Misiones Extranjeras (799 United Nations Plaza, 8th Floor, New York, NY 10017). Todos los cambios en el uso de los veh赤culos deben reflejarse en los distintivos correspondientes, por lo que deber芍n indicarse a la Oficina de la Administraci車n del Garaje para que as赤 lo haga.