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Gesti¨®n de documentos

Servicios de documentaci¨®n y publicaciones

El Departamento de la Asamblea General y de Gesti¨®n de Conferencias presta, entre otros, los siguientes servicios de documentaci¨®n y publicaciones:

  • ·¡»å¾±³¦¾±¨®²Ô
  • °Õ°ù²¹»å³Ü³¦³¦¾±¨®²Ô
  • Procesamiento de textos y autoedici¨®n
  • ±õ³¾±è°ù±ð²õ¾±¨®²Ô
  • ¶Ù¾±²õ³Ù°ù¾±²ú³Ü³¦¾±¨®²Ô
  • Redacci¨®n de actas oficiales de las sesiones.
     

Las consultas de ¨ªndole general sobre los documentos deben dirigirse a la Secci¨®n de Gesti¨®n de Documentos (planta 12 del edificio de la ³§±ð³¦°ù±ð³Ù²¹°ù¨ª²¹; tel.: +1-212-963-6579; correo electr¨®nico).

Las consultas de ¨ªndole general sobre la impresi¨®n y distribuci¨®n de documentos y servicios conexos deben dirigirse a la Secci¨®n de Apoyo a las Reuniones (oficina L1B-100, primer s¨®tano del edificio de la Biblioteca; tel.:+1-212-963-1483 o +1-212-963-7348; correo electr¨®nico).

 

°Õ°ù²¹»å³Ü³¦³¦¾±¨®²Ô e impresi¨®n de documentos

Las delegaciones que deseen someter un documento al examen de un ¨®rgano de las Naciones Unidas deber¨¢n presentarlo al Secretario General o al secretario del ¨®rgano correspondiente. El personal de la Secci¨®n de Gesti¨®n de Documentos no est¨¢ autorizado a aceptar directamente de las delegaciones ning¨²n documento para su traducci¨®n o reproducci¨®n.

Los documentos se clasifican con arreglo a las categor¨ªas siguientes:

  • Serie general;
  • Serie limitada (n¨²mero de serie precedido de la letra L), que comprende los documentos de car¨¢cter transitorio, como los proyectos de resoluci¨®n y modificaciones. Cuando los documentos se presentan durante una sesi¨®n y se necesitan con urgencia, se traduce y reproduce inmediatamente con arreglo a disposiciones especiales una versi¨®n preliminar, que lleva la indicaci¨®n ¡°provisional¡± y se distribuye a los participantes en ingl¨¦s ¨²nicamente. El texto editado y las traducciones revisadas se publican con posterioridad;
  • Serie reservada (n¨²mero de serie precedido de la letra R), que comprende solo los documentos que, por su contenido, no se hacen p¨²blicos. Estos documentos no est¨¢n disponibles en el Sistema de Archivo de Documentos;
  • Documentos de sesi¨®n (CRP) o documentos de trabajo (WP), que son documentos oficiosos en ingl¨¦s o en el idioma de presentaci¨®n que se utilizan en el curso de una reuni¨®n y se distribuyen ¨²nicamente a los participantes y otros asistentes a ella. Las secretar¨ªas sustantivas pueden publicarlos en sus sitios web o distribuirlos por otros medios electr¨®nicos, pero no est¨¢n disponibles en el Sistema de Archivo de Documentos.

 

Planificaci¨®n de los documentos

La Secci¨®n de Gesti¨®n de Documentos gestiona la planificaci¨®n de los documentos y su procesamiento una vez recibidos, y est¨¢ en contacto con todos los departamentos autores de la ³§±ð³¦°ù±ð³Ù²¹°ù¨ª²¹, los equipos de gesti¨®n de conferencias de los ¨®rganos intergubernamentales y las misiones permanentes para garantizar que la presentaci¨®n de los manuscritos sea en gran medida previsible. El sistema de asignaci¨®n de fechas para la presentaci¨®n de documentos, implantado en 2002, permite preparar pron¨®sticos de la carga de trabajo para que las dependencias del Departamento que procesan los documentos puedan planificar su capacidad, a fin de que los recursos se utilicen con la m¨¢xima eficiencia y los documentos se entreguen con puntualidad a los ¨®rganos intergubernamentales. La Secci¨®n coordina los documentos que deben examinar la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Econ¨®mico y Social y sus ¨®rganos subsidiarios en Nueva York, entre otros. Adem¨¢s, examina las resoluciones y las decisiones aprobadas por los ¨®rganos intergubernamentales y comprueba que todos los documentos anteriores a cada per¨ªodo de sesiones, es decir, los que van a examinar los ¨®rganos deliberantes en sus per¨ªodos de sesiones, se redacten y presenten de conformidad con los mandatos legislativos. La raz¨®n de ser de todo documento es el mandato, es decir la solicitud de un ¨®rgano intergubernamental de que se le presente informaci¨®n sobre un tema concreto para examinarla en un per¨ªodo de sesiones determinado y adoptar decisiones a partir de ella.

 

Procesamiento de los documentos

Para procesar la documentaci¨®n, la Secci¨®n utiliza un sistema de gesti¨®n de documentos llamado que permite rastrear y gestionar el avance de cada manuscrito en todas las etapas del proceso, desde su presentaci¨®n hasta su publicaci¨®n como documento oficial.

 

C¨®mo presentar un manuscrito en gDoc

Para que un manuscrito sea procesado por el Departamento de la Asamblea General y de Gesti¨®n de Conferencias debe remitirse primero a la Secci¨®n mediante la aplicaci¨®n en l¨ªnea gDoc. Para acceder por primera vez al sistema hay que solicitar una cuenta en la siguiente direcci¨®n: .

Una vez concedido el acceso, se puede solicitar el servicio rellenando electr¨®nicamente el formulario D2, que contiene informaci¨®n pertinente o metadatos relacionados con el manuscrito, como la signatura, el t¨ªtulo, los datos del autor o instrucciones especiales. Si el documento se considera extrapresupuestario, habr¨¢ que incluir tambi¨¦n en este momento informaci¨®n sobre la financiaci¨®n.

Tras rellenar el formulario D2 se puede finalizar la solicitud cargando el manuscrito en gDoc y envi¨¢ndolo a la Secci¨®n para que lo registre, despu¨¦s de lo cual esta lo reenviar¨¢ al proveedor de servicios pertinente para que lo procese.

Cuando se ha terminado de tramitar la solicitud de servicios, los solicitantes reciben un correo electr¨®nico. La manera en que se entrega el producto final depende del tipo de manuscrito y de las pol¨ªticas que rigen la distribuci¨®n. La documentaci¨®n para reuniones se publica electr¨®nicamente y de manera simult¨¢nea en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas y, en funci¨®n de los recursos a que tenga derecho cada ¨®rgano, pueden proporcionarse tambi¨¦n copias impresas. Los documentos no destinados a reuniones, como las traducciones sin signatura, pueden descargarse directamente de gDoc, o, en ciertos casos, remitirse directamente al solicitante por correo electr¨®nico.

Las directrices del Departamento para la presentaci¨®n de documentos por gDoc contienen m¨¢s informaci¨®n y orientaciones detalladas para usar la aplicaci¨®n.

 

¶Ù¾±²õ³Ù°ù¾±²ú³Ü³¦¾±¨®²Ô de los documentos para las delegaciones

Cada d¨ªa se distribuye un n¨²mero predeterminado de ejemplares de ciertos documentos para reuniones publicados en la Sede, que pueden recogerse en la zona de distribuci¨®n situada en la planta 1B del edificio de la Biblioteca. Para modificar el n¨²mero de ejemplares de documentos destinados a las delegaciones debe enviarse, al menos con dos d¨ªas de antelaci¨®n, una solicitud por escrito a la Jefatura de la Secci¨®n de Apoyo a las Reuniones correo electr¨®nico).

Se pueden solicitar servicios de documentaci¨®n a demanda (impresi¨®n de documentos, asistencia para acceder a los servicios en l¨ªnea, etc.) en el Centro de Asistencia sobre Documentaci¨®n (oficina CB-0264) y en el Mostrador de Documentos (oficina S-1B-032).

En las salas de conferencias habr¨¢ un n¨²mero limitado de ejemplares de los documentos que contengan proyectos de propuesta sobre los que deban adoptarse medidas en la sesi¨®n.

Tambi¨¦n se pueden solicitar ejemplares impresos a la direcci¨®n publishing@un.org especificando la signatura del documento, los idiomas en que se necesita, el n¨²mero de ejemplares y la direcci¨®n f¨ªsica a la que deben enviarse.

Durante las sesiones solo se podr¨¢n distribuir documentos de las Naciones Unidas.

Cualquier otra documentaci¨®n necesaria se puede consultar en l¨ªnea, en el o en el portal . Para entrar al portal no se necesitan credenciales de acceso. Los documentos tambi¨¦n se pueden consultar a trav¨¦s del servicio de , en el que las delegaciones pueden inscribirse para recibir un correo electr¨®nico con enlaces a la edici¨®n m¨¢s reciente del y a los documentos publicados cada d¨ªa en la Sede.

 

Comunicaciones remitidas por los Estados Miembros para su publicaci¨®n como documentos de la Asamblea General

Las delegaciones que soliciten que sus comunicaciones se publiquen como documentos de la Asamblea General deben asegurarse de que est¨¦n dirigidas al Secretario General y firmadas por el representante permanente o el encargado de negocios interino de la misi¨®n permanente ante las Naciones Unidas. En las comunicaciones es necesario indicar el per¨ªodo de sesiones de la Asamblea General y el n¨²mero y t¨ªtulo del tema del programa en relaci¨®n con el cual se solicita la distribuci¨®n, tal como figuran en el programa m¨¢s reciente.

Para facilitar el procesamiento, las comunicaciones deben enviarse en formato Microsoft Word a la direcci¨®n dms@un.org. Si existen versiones en otros idiomas oficiales de las Naciones Unidas, tambi¨¦n deben incluirse, indicando claramente cu¨¢l es el idioma original y qu¨¦ versi¨®n o versiones han de usarse ¨²nicamente como referencia. El material que pueda consultarse en sitios web o en los medios informativos, como declaraciones, comunicados de prensa e im¨¢genes, debe citarse, no incluirse en las comunicaciones.

 

Contacto

Para obtener m¨¢s informaci¨®n llame al tel¨¦fono +1-212-963-6579 o env¨ªe un correo electr¨®nico.

 

Recursos